• Kunde aus dem Bereich Gaststättenservice und Schankanlagenreinigung
• Einsatz einer 10 Jahre alten selbstentwickelten webbasierten WaWi-Lösung auf Basis von CherryTree CMS
• Ursprünglich entwickelt zur Verwaltung von Lieferscheinen und dem Erstellen von Kundenrechnungen.
• Über die Jahre gewachsenes System mit individuell entwickelten Erweiterungen wie einer Gasflaschenverwaltung und einer einfachen Tourenverwaltung
• Stabilitätsprobleme der Anwendung auf Grund der hohen Anzahl an Datensätzen, speziell im Mehrbenutzerbetrieb
• Keine Funktion zur Pflege von Artikeldaten und Preisen
• Bestellungen von Material wurde außerhalb des Systems durchgeführt
• Keine Bestandsverwaltung der lagerhaltigen Artikel
• Angebote für Kunden wurden individuell in MS Word geschrieben
• Keine zentrale Ablage der erzeugten Rechnungen (PDF)
• Gasflaschenverwaltung mittels händischer Erfassung der Ein- und Auslagerscheine
• Keine Möglichkeit Benutzer mit verschiedenen Zugriffberechtigungen anzulegen
• Nur rudimentäre Auswertungen innerhalb des alten Warenwirtschafts-Systems

Herausforderung: Neukonzeption eines ERP-Systems

• Verwaltung von Artikeln und kundenspezifischen Preisen
• Verwaltung von Lieferantenstammdaten
• Verwaltung von Kundenstammdaten
• Abbildung von Bestellungen
• Erfassung und Verwaltung von Tätigkeitsnachweisen der Service-Techniker für durchgeführten Arbeiten beim Kunden
• Erstellung von Kundenrechnungen auf Basis der Tätigkeitsnachweise
• Erstellung und Verwaltung von Angeboten mit der Möglichkeitder Umwandlung in Kundenaufträge nach Annahme der Angebote durch den Kunden
• Erstellung von Lieferscheinen für Kundenlieferungen sowie Reparatur- und Aufbauarbeiten
• Erstellung von Einzel- und Sammelrechnungen für Kunden
• Möglichkeit von Gutschriften und Belegstornierungen
• Übergabe der Belegdaten an die Finanzbuchhaltung zum Abgleich
• Funktion zur Verwaltung, Planung und Visualisierung der Service-Techniker-Touren
• Einführung einer papierlosen Gasflaschenverwaltung
• Einrichtung von Scanner-Stationen zur schnellen und einfachen Ein- und Auslagerung der Gasflaschen bei zeitgleicher Verbuchung der Flaschenbewegungen im ERP-System zur schnellen und sicheren Erfassung der im Umlauf befindlichen Gasflaschen
• Nutzung eines lizenzkostenfreien Systems, möglichst auf Basis von Open-Source Software
• Geeignet für Mehrbenutzerbetrieb an unterschiedlichen Standorten
• Einhaltung aller datenschutzrelevanten Bestimmungen

Aufgaben: Neukonzeption eines ERP-Systems

• Aufnahme der Anforderungen an ein neues modernes ERP-System
• Abstimmung der Prozesse und Abgleich der dafür notwendigen Funktionen im neuen System
• Evaluierung möglicher Open-Source ERP-Systeme auf Basis der Kundenanforderungen
• Installation und Einrichtung von Nuclos ERP
• Import der alten Stammdaten
• Einrichtung der verschiedenen Formulare wie Angebote,Lieferscheine, Aufträge, Rechnungen und Bestellungen
• Konzeption und Programmierung von Gasflaschenverwaltung und spezieller Abrechnungsmodelle nach kundenspezifischen Anforderungen
• Entwicklung (Hard- und Software) einer kostengünstigen Barcode-Scanner-Station für die Gasflaschenverwaltung für die Ein-/ Auslagerzonen an 2 Standorten
• Konzeption und Programmierung einer Tourenverwaltung inklusive Visualisierung der verschiedenen Touren und Kunden unter Verwendung der HERE Maps API
• Erstellung der Benutzerdokumentation
• Durchführung von Benutzerschulungen
• Einrichtung täglicher Datensicherung
• Übernahme der Systembetreuung nach Produktivsetzung
• Einrichtung von Scanner-Stationen zur schnellen und einfachen Ein- und Auslagerung der Gasflaschen bei zeitgleicher Verbuchung der Flaschenbewegungen im ERP-System zur schnellen und sicheren Erfassung der im Umlauf befindlichen Gasflaschen
• Nutzung eines lizenzkostenfreien Systems, möglichst auf Basis von Open-Source Software
• Geeignet für Mehrbenutzerbetrieb an unterschiedlichen Standorten
• Einhaltung aller datenschutzrelevanten Bestimmungen